Contactformulier AVG-proof maken

Hoe maak je een contactformulier op je website AVG-proof?

Een contactformulier is AVG-proof in de basis wanneer je alleen noodzakelijke gegevens vraagt, duidelijk uitlegt waarvoor je die gegevens gebruikt, een geldige grondslag hebt voor de verwerking, verwijst naar je privacyverklaring en de inzendingen veilig verwerkt en niet langer bewaart dan nodig is. De AVG vraagt van organisaties dat zij een geldige reden hebben om persoonsgegevens te gebruiken en mensen informeren over wat er met hun gegevens gebeurt.

In dit artikel

Inhoudsopgave

Waarom valt een contactformulier onder de AVG?

Een contactformulier verzamelt meestal persoonsgegevens. Denk aan een naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam, IP-adres of de inhoud van een bericht. Zodra je die gegevens ontvangt, opslaat, doorstuurt of gebruikt om te reageren, verwerk je persoonsgegevens.

De AVG geldt voor organisaties die persoonsgegevens verwerken. Dat betekent dat ook een eenvoudige website met een contactformulier rekening moet houden met privacyregels. Het maakt daarbij niet uit of je een grote organisatie bent of een zelfstandige ondernemer. Zodra bezoekers gegevens invullen, moet je daar zorgvuldig mee omgaan.

Dat hoeft niet ingewikkeld te zijn, maar je moet wel bewust keuzes maken. Vraag je echt alleen wat je nodig hebt? Is duidelijk waarom je die informatie vraagt? Worden de gegevens veilig verstuurd? En staat in je privacyverklaring wat er met formulierinzendingen gebeurt?

Welke gegevens vraag je in je formulier?

Een veelgemaakte fout is dat een formulier meer gegevens vraagt dan nodig is. Soms zie je contactformulieren met verplichte velden voor telefoonnummer, adres, bedrijfsnaam, onderwerp, budget en allerlei extra informatie, terwijl iemand misschien alleen een simpele vraag wil stellen.

Voor een standaard contactformulier zijn vaak genoeg:

naam;
e-mailadres;
bericht.

Een telefoonnummer kan handig zijn, maar hoeft niet altijd verplicht te zijn. Een adres is meestal niet nodig bij een gewoon contactformulier. Een bedrijfsnaam kan nuttig zijn bij B2B-aanvragen, maar ook die hoeft niet altijd verplicht te zijn.

Een goede vuistregel is:

Vraag alleen wat je nodig hebt om de vraag of aanvraag goed te kunnen beantwoorden.

Dat sluit aan bij het AVG-principe dat je niet meer persoonsgegevens moet verzamelen dan nodig is voor het doel waarvoor je ze gebruikt. De Autoriteit Persoonsgegevens beschrijft dat organisaties persoonsgegevens moeten verwijderen zodra ze niet langer nodig zijn voor het oorspronkelijke doel.

Welke velden zijn verplicht en welke optioneel?

Niet ieder veld hoeft verplicht te zijn. Hoe meer verplichte velden je gebruikt, hoe hoger de drempel voor bezoekers om contact op te nemen. Daarnaast verzamel je mogelijk meer gegevens dan nodig.

Bij een standaard contactformulier zou ik dit aanhouden:

Verplicht

naam;
e-mailadres;
bericht.

Optioneel

telefoonnummer;
bedrijfsnaam;
website;
onderwerp;
gewenste startdatum;
budgetindicatie.

Maak alleen velden verplicht als je die informatie echt nodig hebt om goed te kunnen reageren. Als je iemand ook per e-mail kunt beantwoorden, hoeft een telefoonnummer meestal niet verplicht te zijn.

Voor offerteformulieren of intakeformulieren mag je meer vragen dan bij een normaal contactformulier, maar ook daar geldt: vraag gericht en leg uit waarom je bepaalde informatie nodig hebt.

Contact opnemen

Moet er een AVG-checkbox onder je formulier?

Veel websites plaatsen onder het formulier een checkbox met tekst zoals:

“Ik ga akkoord met de privacyverklaring.”

Dat kan nuttig zijn, maar het is niet altijd de hele oplossing. Een checkbox maakt je formulier niet automatisch AVG-proof. Het belangrijkste is dat de verwerking zelf klopt: je vraagt passende gegevens, je hebt een grondslag, je informeert de bezoeker en je gaat zorgvuldig met de gegevens om.

Een checkbox kan wel helpen om zichtbaar te maken dat de bezoeker heeft gezien dat er een privacyverklaring is. Zeker bij uitgebreidere formulieren of formulieren waarbij gevoeliger informatie wordt gevraagd, kan dat verstandig zijn.

Gebruik dan geen lange juridische zin, maar een duidelijke tekst zoals:

Ik heb de privacyverklaring gelezen en begrijp hoe mijn gegevens worden gebruikt.

Of:

Door dit formulier te verzenden, ga je akkoord met de verwerking van je gegevens zoals beschreven in de privacyverklaring.

Zorg ervoor dat het woord privacyverklaring linkt naar je privacyverklaring.

Let op: toestemming is één van de mogelijke AVG-grondslagen, maar niet de enige. Voor sommige contactformulieren kan verwerking ook nodig zijn om te reageren op een verzoek of om stappen te nemen vóór het sluiten van een overeenkomst. De AVG kent meerdere grondslagen voor verwerking, waaronder toestemming en noodzakelijkheid voor een overeenkomst.

Link naar je privacyverklaring

Een contactformulier hoort een duidelijke verwijzing naar je privacyverklaring te hebben. De bezoeker moet kunnen lezen wat er met zijn of haar gegevens gebeurt.

In je privacyverklaring vermeld je bijvoorbeeld:

welke gegevens je via het formulier verzamelt;
waarom je die gegevens verzamelt;
hoe je de gegevens gebruikt;
hoe lang je formulierinzendingen bewaart;
met welke partijen gegevens eventueel worden gedeeld;
hoe iemand contact kan opnemen over privacy;
welke rechten iemand heeft.

De Autoriteit Persoonsgegevens beschrijft dat mensen recht hebben op informatie over wat organisaties met hun persoonsgegevens doen en waarom. Een privacyverklaring is daarom niet alleen een formaliteit, maar een belangrijk onderdeel van een betrouwbare website.

Waar komen formulierinzendingen terecht?

Bij veel WordPress-websites worden formulierinzendingen op meerdere plekken verwerkt. Bijvoorbeeld:

als e-mail naar jou of je bedrijf;
opgeslagen in WordPress;
doorgestuurd naar een CRM;
gekoppeld aan Mailchimp, MailerLite of een andere e-mailtool;
opgeslagen bij de hostingpartij;
verwerkt door een formulierplugin.

Het is belangrijk dat je weet waar gegevens terechtkomen. Als inzendingen onnodig op meerdere plekken blijven staan, vergroot je het risico en wordt beheer lastiger.

Controleer daarom:

of formulierinzendingen worden opgeslagen in WordPress;
of je die opslag echt nodig hebt;
wie toegang heeft tot die inzendingen;
of e-mails veilig worden doorgestuurd;
of gekoppelde tools passen bij je privacyverklaring.

Soms is het handig om inzendingen tijdelijk in WordPress op te slaan. Bijvoorbeeld als back-up wanneer e-mails niet goed aankomen. Maar dan moet je ook bedenken hoe lang je die gegevens bewaart.

Hoe lang bewaar je formulierinzendingen?

Veel websites bewaren formulierinzendingen onbeperkt, zonder dat iemand daar nog naar kijkt. Dat is meestal niet nodig. Als een vraag is afgehandeld, hoef je de inzending vaak niet jarenlang in WordPress te laten staan.

Bedenk daarom per formulier wat logisch is.

Bijvoorbeeld:

gewone contactaanvragen: enkele maanden;
offerteaanvragen: langer, zolang er een zakelijke reden is;
klantcommunicatie: zolang dat nodig is voor de samenwerking;
sollicitatieformulieren: volgens een aparte bewaartermijn;
nieuwsbriefinschrijvingen: zolang iemand ingeschreven is.

De AVG gaat ervan uit dat persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Zet daarom niet alleen een privacyverklaring online, maar zorg ook dat je werkwijze daarbij past.

Beveiliging van je formulier

Een contactformulier moet technisch goed ingericht zijn. Niet alleen voor privacy, maar ook om spam, misbruik en gemiste berichten te voorkomen.

Let op deze punten:

SSL-certificaat

Je website moet via HTTPS laden. Dat herken je aan het slotje in de browser. Zonder HTTPS worden gegevens minder veilig verzonden.

Spambeveiliging

Gebruik spambeveiliging, maar zorg dat die de gebruikservaring niet onnodig lastig maakt. Denk aan honeypot, reCAPTCHA of andere spamfilters.

Betrouwbare formulierplugin

Gebruik een betrouwbare en goed onderhouden plugin, zoals Fluent Forms, Gravity Forms, WPForms, Contact Form 7 of Elementor Forms. Welke plugin het beste past, hangt af van je website en wensen.

E-mailbezorging

Een formulier kan technisch werken, maar toch kunnen berichten niet aankomen. Gebruik daarom bij voorkeur goede mailinstellingen, zoals SMTP, zodat formuliermails betrouwbaarder worden afgeleverd.

Toegang beperken

Niet iedereen met toegang tot WordPress hoeft formulierinzendingen te kunnen bekijken. Controleer gebruikersrollen en toegang.

Verwerkers en externe tools

Gebruik je een formulierplugin, hostingpartij, e-maildienst of CRM? Dan kunnen die partijen betrokken zijn bij de verwerking van persoonsgegevens. In sommige gevallen heb je met zulke partijen een verwerkersovereenkomst nodig.

Denk aan:

je hostingprovider;
formulierplugin of formulierdienst;
e-mailmarketingsoftware;
CRM-systeem;
spambeveiliging;
analytics- of trackingtools;
back-updiensten.

Je hoeft dit niet onnodig ingewikkeld te maken, maar het is wel belangrijk dat je weet welke systemen betrokken zijn. Zeker als formuliergegevens automatisch worden doorgestuurd naar externe tools.

Maak het formulier duidelijk voor bezoekers

Een AVG-vriendelijk formulier is niet alleen juridisch netjes, maar ook prettig voor bezoekers. Mensen willen weten wat er gebeurt nadat ze op verzenden klikken.

Maak daarom duidelijk:

waar het formulier voor bedoeld is;
wanneer iemand ongeveer reactie kan verwachten;
of velden verplicht zijn;
waar de privacyverklaring staat;
dat gegevens alleen worden gebruikt om de vraag of aanvraag te behandelen.

Een korte tekst boven of onder je formulier kan al veel duidelijk maken.

Bijvoorbeeld:

Gebruik dit formulier om contact op te nemen of een vraag te stellen. Ik gebruik je gegevens alleen om je bericht te beantwoorden. Lees meer in de privacyverklaring.

Dat voelt veel betrouwbaarder dan een kaal formulier zonder uitleg.

Veelgemaakte fouten bij contactformulieren

Te veel verplichte velden

Hoe meer je verplicht maakt, hoe groter de kans dat bezoekers afhaken. Vraag alleen wat nodig is.

Geen link naar de privacyverklaring

Een formulier zonder privacyverwijzing voelt onvolledig en kan onduidelijk zijn voor bezoekers.

Inzendingen onbeperkt bewaren

Als formuliergegevens jarenlang in WordPress blijven staan, verzamel je onnodig risico.

Onduidelijke toestemmingstekst

Een checkbox met vage tekst helpt weinig. Maak duidelijk waar iemand mee akkoord gaat.

Geen spambeveiliging

Zonder spambeveiliging kan je formulier snel misbruikt worden.

Formuliermails komen niet goed aan

Soms werkt het formulier aan de voorkant, maar komen berichten niet in je inbox. Test dit regelmatig.

Privacyverklaring klopt niet met de praktijk

Als je privacyverklaring zegt dat gegevens niet worden opgeslagen, maar je formulierplugin slaat alles wel op, klopt je uitleg niet met je werkwijze.

Hoe controleer je of jouw formulier goed staat?

Je kunt zelf al een aantal punten nalopen:

Vraag je alleen gegevens die je echt nodig hebt?
Zijn verplichte velden logisch?
Staat er een link naar je privacyverklaring?
Is duidelijk waarvoor je de gegevens gebruikt?
Weet je waar formulierinzendingen terechtkomen?
Worden inzendingen opgeslagen in WordPress?
Weet je hoe lang je gegevens bewaart?
Werkt het formulier technisch goed?
Komen formuliermails daadwerkelijk aan?
Is je website beveiligd met HTTPS?
Gebruik je spambeveiliging?
Klopt je privacyverklaring met de praktijk?

Als je op meerdere punten twijfelt, is het verstandig om je formulier en privacy-inrichting te laten controleren.

Wanneer is professionele hulp verstandig?

Een eenvoudig contactformulier kun je vaak zelf netjes instellen. Maar professionele hulp is verstandig wanneer:

je meerdere formulieren gebruikt;
je formulier gekoppeld is aan een CRM of e-mailmarketingtool;
je gevoelige informatie ontvangt;
je niet weet waar inzendingen worden opgeslagen;
formuliermails regelmatig niet aankomen;
je website geen duidelijke privacyverklaring heeft;
je niet zeker weet of je formulier technisch goed werkt.

Bij zakelijke websites is een contactformulier vaak één van de belangrijkste onderdelen. Als het formulier niet goed werkt of niet duidelijk is ingericht, kun je aanvragen missen of onnodige risico’s lopen.

Hulp nodig met je contactformulier?

Een contactformulier moet meer doen dan alleen gegevens doorsturen. Het moet duidelijk, gebruiksvriendelijk, technisch betrouwbaar en zorgvuldig ingericht zijn.

Kroon Agency helpt met het controleren en verbeteren van contactformulieren op WordPress-websites. Denk aan formulieropbouw, verplichte velden, privacyverwijzing, spambeveiliging, SMTP, formuliermails en technische controle.

Zo weet je beter of je formulier goed werkt en of de basis rondom privacy en gegevensverwerking netjes staat.

Veelgestelde vragen

Is een contactformulier altijd AVG-gevoelig?

Ja, meestal wel. Zodra iemand persoonsgegevens invult, zoals naam, e-mailadres of telefoonnummer, verwerk je persoonsgegevens. Daarom moet je zorgvuldig omgaan met het formulier en de gegevens die binnenkomen.

Is een privacyverklaring verplicht bij een contactformulier?

Je moet bezoekers informeren over wat je met hun persoonsgegevens doet. Een privacyverklaring is daarvoor de meest praktische en duidelijke plek. Mensen hebben recht op informatie over de verwerking van hun persoonsgegevens.

Moet ik altijd een checkbox gebruiken?

Niet altijd. Een checkbox kan nuttig zijn, maar maakt je formulier niet automatisch AVG-proof. Belangrijker is dat je gegevensverwerking klopt, dat je duidelijk informeert en dat je een passende grondslag hebt.

Mag ik een telefoonnummer verplicht maken?

Dat hangt af van het doel van het formulier. Als je iemand echt telefonisch moet kunnen bereiken, kan het logisch zijn. Maar bij een algemeen contactformulier is een telefoonnummer vaak niet noodzakelijk en kun je het beter optioneel maken.

Hoe lang mag ik contactformuliergegevens bewaren?

Niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor je de gegevens verzamelt. Voor gewone contactaanvragen is onbeperkt bewaren meestal niet nodig. Bepaal daarom een logische bewaartermijn.

Wat als mijn formuliermails niet aankomen?

Dan kan er iets misgaan met de mailinstellingen van je website of hosting. Vaak helpt het om SMTP goed in te stellen en het formulier opnieuw te testen.

Gerelateerde diensten

WordPress website laten maken
Websitebeheer & onderhoud
Technische hulp
SEO & GEO